Come usare l'agenda al meglio

Come si scrivono le abitudini

Migliora il monitoraggio delle tue abitudini

Come pianificare il mese

Come fare il report del mese

Come pianificare la settimana

Glossario

AZIONI DI MASSIMO IMPATTO

Sono le attività attraverso le quali generi il più alto valore (economico/emotivo) per te stesso e per gli altri.

BLOCCO DI TEMPO

Porzione di tempo generalmente della durata di 2-4 ore in cui si svolge un’unica attività o più attività inerenti lo stesso ruolo o lo stesso progetto.

GOLDENEGG

Ragiona in termini di cosa devi produrre, non di cosa devi fare. GoldenEgg è una definizione ideata da Marco Belzani per dare concretezza ad un concetto chiave della produttività personale: le persone che sanno cosa devono PRODURRE sono più efficaci rispetto alle persone che sanno solo cosa devono FARE.
Il GoldenEgg rappresenta il ‘prodotto’ di più alto valore che un ruolo può produrre.

Esempi di GoldenEggs:
• Per un commerciale un GoldenEgg è il “Cliente pagante”, non è “Fare una trattativa”.
• Per un idraulico un GoldenEgg è un “Cliente soddisfatto”, non “Aggiustare un tubo”.
• Per un insegnante un GoldenEgg è uno “Studente promosso”, non “Fare una lezione”.

La produttività di una persona dovrebbe essere misurata in funzione di quanti GoldenEggs produce in un anno, non di come impiega il suo tempo.

K.P.I.

Key Performance Indicator. Indicatore numerico rilevante per individuare il livello di prestazione di un ruolo/dipartimento/progetto.

MANSIONE

Attività ricorsiva che una persona deve svolgere all'interno di un ruolo.

PIANIFICAZIONE SETTIMANALE

Processo di definizione chiara e inequivocabile di ciò che intendiamo raggiungere, ottenere e fare nella settimana a venire.

OBIETTIVO

Processo di definizione chiara e inequivocabile di ciò che intendiamo raggiungere, ottenere e fare nella settimana a venire.

ORDINARIA AMMINISTRAZIONE

Tutte le attività ricorrenti che sono necessarie per la gestione quotidiana di un sistema. Corrispondono in genere alle mansioni di ogni ruolo. Es: fare le fatture, pagare l’affitto, prestare assistenza ai clienti.

STRAORDINARIA AMMINISTRAZIONE

Tutte le attività che comportano operazioni di natura eccezionale. Corrispondono a progetti e azioni svolte una tantum, per risolvere problemi o apportare migliorie. Es: progettare una fiera, realizzare un nuovo sito internet, assumere un nuovo manager.

R.O.I.T.

Ritorno sull’Investimento di Tempo. È il valore economico generato mediamente in un’ora di tempo. Puoi calcolarlo dividendo il compenso annuale, al netto delle spese, per il numero totale di ore annuali impiegate nei tuoi ruoli professionali, inclusi i tempi morti e gli spostamenti.

RUOLO

Insieme di responsabilità e funzioni che una persona ricopre in ambito professionale e/o personale.

Esempi di Regole Organizzative

  1. Ogni volta che inizio una sessione di lavoro, metto il telefono in modalità "non disturbare".

  2. Ogni sera, prima di uscire dall'ufficio, sistemo la scrivania.

  3. Ogni volta che penso a qualcosa che devo fare, lo segno subito sull'agenda.

  4. Ogni venerdì sera faccio il report della settimana appena trascorsa e la pianificazione della settimana successiva.

  5. Ogni mattina controllo il plan giornaliero.

  6. Ogni volta che mi viene fatta una proposta, consulto il plan settimanale, prima di dare una risposta.

  7. Ogni volta che termino una riunione, creo un elenco con le decisioni prese e con le attività da fare.

  8. Ogni venerdì sera archivio le mail evase e rispondo alle mail "veloci".

  9. Calendarizzare le attività ad alta concentrazione la mattina.

  10. Non inviare, ne ricevere messaggi vocali a scopi lavorativi.

Gli strumenti del S.O.P. (Sistema Organizzativo Personale)

ARCHIVI

Contenitori fisici o digitali in cui vengono raccolte informazioni.

Possono essere temporanei quando trattengono per un breve periodo le informazioni per poi trasferirle altrove o eliminarle (es: casella e-mail della posta in entrata, lavagnette, blocchi appunti) o definitivi, quando conservano a lungo le informazioni (es: cartelle del computer, casella e-mail della posta archiviata) al fine di consultarle sul lungo periodo.

LISTE 

Elenchi di cose da fare suddivisi per categoria.

Es: Lista film da vedere, Lista argomenti da trattare con Mario, Lista cose da fare in un ruolo.

Possono essere su dispositivi digitali, oppure su carta.

✅ Presente in AgendaPro. Si possono utilizzare ad esempio le pagine libere (da pag.382).

CALENDARIO 

Strumento cartaceo o digitale che riporta periodi di tempo suddivisi per mesi, giorni e ore. Al suo interno vengono inserite ricorrenze, appuntamenti e attività da svolgere in quel determinato periodo.

✅ Presente in AgendaPro

SCADENZIARIO 

Strumento cartaceo o digitale, spesso inserito nel calendario, che ricorda attività da chiudere entro una certa data.

✅ Presente in AgendaPro

CESTINO

Contenitore fisico o digitale che contiene informazioni da eliminare.

Piano obiettivi

Documento con l'elenco degli obiettivi di un certo periodo di tempo (annuale, trimestrale, mensile, settimanale).

✅ In AgendaPro2025 si trova sia il Piano Obiettivi Mensile che Settimanale.

Piano Progetti

Documento con l'elenco dei progetti, relativi ai rispettivi obiettivi, di un certo periodo di tempo (annuale, trimestrale, mensile, settimanale).

✅ In AgendaPro2025 si trova sia il Piano Progetti Mensile che Settimanale.

REPORT

Resoconto dei risultati di un piano rispetto agli obiettivi prefissati. Contiene le valutazioni fatte a riguardo e le conseguenti aree su cui intervenire per migliorare la creazione del piano successivo.

✅ In AgendaPro si trova il Report Mensile e Settimanale

DIARIO

Documento scritto in cui vengono riportati, generalmente quotidianamente, accadimenti e riflessioni personali.

✅ Nel giornaliero di AgendaPro c'è uno spazio dedicato alle comprensioni della giornata.